Association Nationale des Candidats aux Métiers de la Science Politique (ANCMSP)

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Mode d’emploi : gestion de la liste de diffusion-Version Jeanne

Diffusé par l'ANCMSP le jeudi 18 septembre 2008 · Imprimer

Voici la facon dont je gere la liste depuis deux ans, en fonction de deux principe que j’ai adoptes plus ou moins sans demander l’avis de personne, donc c’est au nouveau bureau de choisir sa politique.

PRINCIPES DE BASE

Deux principes de base pour les abonnements : n’abonner que les adresses identifiables (donc pas de chiffres, ex marion533@yahoo.com) ET que les personnes qui ont indique leur institution de rattachement.

Le premier principe est lie a des mesaventures dont le bureau a chaque fois ete tenu pour responsable. Il y a eu d’abord le probleme des pseudos : quand je suis entree au bureau, il y avait des personnes abonnees sans donner leur nom. Puis un autre probleme, survenu dans le cadre de "l’affaire Cecile Robert" : un doctorant s’etait regulierement inscrit en ecrivant au bureau (j’avais moi-meme valide son inscription), mais son adresse mail n’avait pas de rapport avec son patronyme ; du coup une fois inscrit il a change le login associe au mail et a balance un mail incendiaire sur la liste. Je l’ai reconnu parce qu’il l’a fait deux jours apres avoir ete inscrit, mais ca m’a juste permis de repondre a Sawicki en perso un mail bien argumente, parce qu’il se permettait de nous rappeler a l’ordre et de pretendre qu’on inscrivait n’importe qui. Bref, depuis je n’inscris que les adresses qui correspondent au nom de la personne qui en fait la demande.
D’ou le probleme de SYMPA, je preferais quand ce machin ne fonctionnait pas l’annee derniere : ca nous oblige a faire deux fois plus de secretariat. L’erreur a ne pas faire est de clique automatiquement sur le lien pour abonner l’adresse indiquee : on a du coup des dizaines d’adresse du genre ntqwh@bootylounge.com !! Celle-la je l’ai desinscrite il y a quelques semaines, mais on ne peut pas se taper le listing des 1500 adresses une par une pour les traquer.

Pour ce qui est de demander l’institution de rattachement, ca fait aussi du boulot d’envoi et de suivi des mails. J’ai choisi de le faire systematiquement non pas pour filtrer et choisir qui a le droit d’entrer, mais 1) pour etre sure que des personnes ne s’abonnent pas a des fins commerciales (il y a eu il y a quelques mois un message diffuse pour une promo d’ordis je sais plus quoi, je crois que c’etait un Spam en fait mais ca m’a fait braire) ; 2) parce que je considere (c’est mon cote psychorigide) que meme si l’abonnement a la liste est gratuit et qu’on oblige pas les gens a adherer, c’est une demarche qu’ils accomplissent et donc la moindre des choses est de se presenter ; ca me gonfle les mails du genre "Bonjour, merci de m’abonner a votre liste" signe : dugland. Bon evidemment ca c’etait quand SYMPA ne fonctionnait pas, mais quand meme.

MODE D’EMPLOI

Donc, deux cas de figure quand on recoit un message de SYMPA ou un mail envoye a ancmsp@yahoo.com (ces messages sont stockes dans le dossier "abonnes" tant qu’il ne sont pas traites ou en attente d’une reponse) :

1) L’adresse mail indiquee comporte le nom d’une universite, francaise ou etrangere : on valide illico.

2) L’adresse mail indiquee comporte un nom.prenom ou nom_prenom ou nomprenom de facon identifiable. Dans ce cas le message type que j’envoie est le suivant :

« Bonjour,

Vous avez demande a etre inscrit(e) a la liste de diffusion de l’ANCMSP ; nous aurions simplement besoin pour cela de connaitre votre rattachement institutionnel.

En vous remerciant de votre comprehension,
Bien cordialement,

Le bureau »

N.B. Evidemment il y a toujours une part de subjectivite et dans le doute il vaut mieux envoyer quand meme un mail tel qu’indique en 3). Ex : mayancep@yahoo.com, une fois qu’on sait qu’il s’agit de Pierre Mayance on valide l’adresse (!).

3) L’adresse mail comporte un login fantaisiste. Dans ce cas le message type que j’envoie est le suivant :

« Bonjour,

Vous avez demande a etre inscrit(e) a la liste de diffusion de l’ANCMSP. Veuillez pour cela nous indiquer votre rattachement institutionnel, ainsi qu’une adresse electronique faisant apparaitre vos nom et prenom, ou au moins votre nom.

En vous remerciant de votre comprehension,
Bien cordialement,

Le bureau »

Avant je faisais un mail plus long pour expliquer pourquoi, il est quelque part dans les messages envoyes de notre boite du bureau ; mais court et efficace c’est pas mal non plus.

4) Une fois l’inscription validee, quand les gens repondent au premier message, on peut envoyer un mail qui invite a adherer a l’ANCMSP :

« Bonjour,

Vous êtes désormais inscrit(e) sur la liste générale de
l’ANCMSP.

Nous profitons de ce mail pour vous rappeler que
l’association vit de l’ardeur de ses membres (actifs),
mais aussi des cotisations de tous.

Pour adhérer rien de plus simple
Il suffit d’envoyer un chèque à l’ordre de l’ANCMSP à
cette adresse :

Association Nationale des Candidats aux Métiers de la
Science Politique
c/o Université Paris 1, Département de Science
politique, 17 rue de la Sorbonne 75231 Paris Cedex 05

Voici les tarifs d’adhésion :
Doctorant sans ressources : 8 euros
Allocataire/ATER : 20 euros
Titulaire : 40 euros

Amicalement

Le bureau de l’ANCMSP »

Les premiers mois je l’envoyais systematiquement, et je sais qu’avant moi Magali Boumaza le faisait aussi souvent. Et puis j’ai arrete pour plusieurs raisons. D’abord parce que c’est assez lourd cette gestion de la liste, surtout si l’on y inclut le temps passe chaque jour a "defaire" les erreurs sur le serveur (voir ci-dessous la rubrique "gestion des erreurs"). et uis parce que je trouve ca un peu abrupt, il me semble que les gens sont plus enclins a cotiser lorsqu’ils connaissent mieux le fonctionnement de la liste, les positions de l’asso, etc. et de toute facon, on adhere par conviction ou pas du tout, c’est assez peu flexible me semble-t-il ; bref je prefere le systeme adopte depuis deux ans qui consiste a balancer un message sur la liste chaque debut d’annee pour rappeler qu’on a besoin de cotis’. Mais la encore c’est au nouveau bureau de voir.

D’ailleurs on en a discute recemment, il me parait important d’envoyer un mail aux gens qui ont cotise pour accuser reception de leur cheque et faire un signe, ca eviterait quelques malentendus de gens qui ecrivent regulierement pour demander ce qu’est devenu leur cheque, s’ils sont bien adherents, etc. Effectivement c’est du boulot de secretariat en plus.

QUESTION DE LA PERSONNALISATION DES ECHANGES

Conformement a notre regle, je signe toujouts les mails par "le bureau", sauf quand je souhaite amadouer l’interlocuteur en personnalisant l’echange. Par exemple la il y avait une abonnee qui s’etonnait de ne plus recevoir de messages de la liste depuis une semaine, c’etait a cause des adresses en erreur (voir ci-dessous), et comme j’avais oublie de vous demander de gerer ca pendant mon absence, c’est moi qui est fait une boulette donc dans ces cas-la apres m’etre excusee platement je signe "jeanne hersant pour le bureau". Ou aussi la fois ou j’avais repondu a Sawicki apres l’affaire Cecile Robert, parce que j’etais vexee par sa facon de denigrer notre (et donc ma) gestion de la liste. Magali signait aussi de son nom "pour le bureau".

QUESTION DU STOCKAGE DES DONNEES CONCERNANT LES ABONNES

C’est une question soulevee par Stephanie : une fois qu’on connait le nom et l’institution des nouveaux abonnes, ou archiver ces donnees ? Perso je ne le fais tout simplement pas, question ethique et flemme. On a une base de donnes des gens qui cotisentm c’est normal, pour les abonnes, une fois qu’ils ont montre patte blanche je ne suis pas sure que ce soit utile de conserver l’info. D’autant qu’on arrive de plus en plus a un fonctionnement de la liste ou les gens assument leurs propos et se presentent d’eux-memes.
Cela etant, ca peut etre utile d’enregistrer les noms et prenoms associes aux adresses electroniques pour une meilleure gestion de la liste, car en l’etat quand quelqu’un veut changer d’adresse on doit lui redemander son ancienne adresse parce qu’on n’a pas les moyens de la retrouver nous-memes dans la liste ! en effet, si je tape "jeanne hersant" dans la rubrique rechercher du serveur, il n’y aura aucune reponse, puisque seule mon email complet est enregistre et peut etre identifie. Donc, si vous voulez desormais faire cela, voici la marche a suivre :

Quand vous etes dans la rubrique "voir les abonnes" d’apinc, il faut cliquer sur les adresses mail, et remplir la case "nom" qui s’affiche avec les infos concernant cette adresse (i-e la date d’abonnement). Cela a ete fait pour quelques adresses, perso j’ai compris assez tard cette astuce, c’est l’apprentissage sur le tas....

GESTION DES ERREURS SUR APINC

C’est un des nombreux dysfonctionnements d’APINC : tous les jours et meme plusieurs fois par jour on s’apercoit que plusieurs dizaines d’adresses sont mises a l’index par le serveur. Il faut aller dans "voir les abonnes" puis dans "gestion des erreurs" et cocherles adresses une par une puis cliquer sur "annuler les erreurs pour les adresses selectionnees" (et surtout pas sur "desinscrire les adresses selectionnees" !!). Certaines de ces adresses sont probablement reellement obsoletes, mais la plupart sont tout a fait valides, et on n’a pas les moyens de les verifier une par une. C’est vraiment fastidieux et totalement stupide comme tache, mais totalement indispensable. Pendant un an il n’y en a pas eu une seule en erreur, comme par hasard depuis que le lien SYMPA refonctionne, le taux d’erreur grimpe chaque jour. Il n’y a pas de lien logique entre ces deux trucs, juste une simultaneite, c’est la magie d’Apinc.....